Verzoekschriften en aanvraagprocedures

Requests and application procedures in English.
Wil je een aanpassing maken aan je curriculum, een toetsvorm of een extra herkansing aanvragen? Dan moet je een verzoekschrift indienen bij de examencommissie van je opleiding. Let op: volg wel de juiste procedure.

Verzoek tot goedkeuring keuzeruimte Bachelor (30 EC)

Wat?
Je kunt je vrije keuzeruimte invullen met de volgende onderdelen:

Een student kan de vrije keuzeruimte invullen met:

  • Een goedgekeurde minor binnen de universiteit Leiden.

  • Een goedgekeurde minor aan de Erasmus University Rotterdam.

  • Een goedgekeurde minor aan de Technische Universiteit Delft.

  • Een stage, in combinatie met cursorisch onderwijs aan de universiteit Leiden en/of een andere onderwijsinstelling.

  • Een zelf samengesteld pakket aan cursorisch onderwijs aan de universiteit Leiden en/of een andere onderwijsinstelling.

Wanneer de student de vrije keuzeruimte niet invult met een (goedgekeurde) minor aan de Universiteit Leiden of aan de Erasmus University Rotterdam of aan de Technische Universiteit Delft, dient hiervoor toestemming gevraagd te worden aan de examencommissie.

De examencommissie beoordeelt het door jou samengestelde pakket op samenhang en niveau.

Hoe?
Vul het formulier Goedkeuring keuzepakket digitaal in en print het uit. Motiveer in de toelichting de samenhang in het pakket.

Bespreek je plannen met je studiecoördinator en laat het formulier tekenen voor gezien.
Lever het formulier in bij de onderwijsadministratie.

Wanneer je de vrije keuzeruimte (deels) invult met onderwijs van buiten de Universiteit Leiden, dan dien je in uSis ook een verzoekschrift ‘extern onderwijs’ in te dienen. Op basis van dit verzoekschrift worden je studieresultaten achteraf gevalideerd.

Wanneer?
Dien je verzoek in voordat je gaat beginnen aan de vakken voor je keuzeruimte, bij voorkeur aan het einde van het semester voorafgaand aan semester waarin je vrije keuze ruimte begint.

Bewijslast
Wanneer je de vrije keuzeruimte (deels) invult met onderwijs van buiten de Universiteit Leiden, dien je vooraf aan te tonen wat de studielast is (hoeveel EC is het vak omgerekend waard) en wat het niveau van het vak is. In de meeste gevallen kun je dit aantonen door middel van een cursusbeschrijving. Bij buitenlandse vakken, gevolgd aan een niet partnerinstelling, stuur je ook informatie mee over de omrekening van credits naar EC’s.

Verzoek tot vrijstelling

Wat?
Een vrijstelling vraag je aan wanneer je meent de kennis/vaardigheden waar een studiedeel(cursus) over gaat, al eerder te hebben verworven. Bijvoorbeeld door een eerder(e) (afgeronde) opleiding. 

Een vrijstelling betekent dat je het studiedeel(cursus) niet meer hoeft te volgen en dat je vrijstelling krijgt van het aantal vermelde EC’s.

Wil je vrijstelling voor je vrijekeuzeruimte volg dan de stappen zoals benoemd bij vrije keuzeruimte. Vermeld dan wel expliciet dat het gaat om vrijstelling van de vrije keuzeruimte op basis van eerder behaalde studieresultaten. Dit kan bij de motivatie.

Hoe?
Dien, uiterlijk zes weken voor het tentamen maar het liefst zo vroeg mogelijk, in uSis een verzoekschrift van het type vrijstelling in op het studiedeel waarvoor je vrijstelling aanvraagt. Zie ook hoe een verzoekschrift in te dienen in uSis (onder 'Verzoekschrift indienen').

Leg in de toelichting uit waarom je vindt dat je vrijstelling zou moeten krijgen voor het geselecteerde studiedeel.

Lever zo snel mogelijk na het indienen van het verzoek de benodigde bewijslast, zie bewijslast voor de aan te leveren documenten, in bij de onderwijsadministratie. Je verzoek wordt pas in behandeling genomen als de bewijslast compleet bij de onderwijsadministratie aanwezig is.

Bewijslast

  • Kopie van het diploma, of een (kopie) transcript / verklaring met daarop de vakken, op basis waarvan vrijstelling wordt aangevraagd. Kopie van het transcript kan gewaarmerkt worden op het Studiepunt van de Faculteit der Geesteswetenschappen.
  • Cursusbeschrijving van de cursus(sen) op basis waarvan vrijstelling wordt aangevraagd

Verzoek om een extra herkansing

Wat?
Wanneer je de cursus ook na de herkansing niet met een voldoende hebt kunnen afronden, omdat er bijzondere omstandigheden waren, kun je de examencommissie verzoeken om een extra herkansing binnen het lopende collegejaar.

Hoe?
Vul het formulier afwijken reguliere toetsing in. Motiveer op dit formulier duidelijk waarom de examencommissie voor jou een individuele uitzondering moet maken.
Ga bij je motivatie in op de volgende punten:

  • Waarom heb je de cursus nog niet afgerond (bijzondere omstandigheden)?

  • Wat is het belang voor jou van een extra herkansing in het huidige collegejaar?

Wanneer?
Dien je verzoek in, binnen vier weken nadat de uitslag van de herkansing bekend is gemaakt.

Verzoek tot opnemen extracurriculair vak

Wat? 
Extracurriculaire vakken zijn vakken die niet op je diploma komen, (maar extracurriculair worden vermeld op je diplomasupplement) maar die je wel gevolgd hebt en je genoemd wil hebben op je diplomasupplement. Extracurriculaire vakken tellen dan ook niet mee voor je gemiddelde of de judiciumbepaling. Extracurriculaire vakken kunnen niet meer gebruikt worden om af te studeren bij een andere opleiding.

Hoe?
Dien, uiterlijk acht weken voor het afstuderen, in uSis een verzoekschrift van het type Extracurriculair vak in op het 'nep studiedeel' dat in je studievereisten onder het kopje ‘Extracurriculair’ staat. Geef hier het studiedeel aan dat je wilt laten opnemen Met de zoekknop (het vergrootglas) kun je het studiegidsnummer opzoeken. Je kunt in één verzoekschrift verschillende studiedelen laten opnemen met de knop ‘Toevoegen Extracurriculair Vak’.
Meer informatie over hoe een verzoekschrift in te dienen in uSis (onder 'Verzoekschrift indienen').

Let op: Een verzoekschrift type extracurriculair kan alleen aangevraagd worden voor een vak dat binnen de Universiteit Leiden is gevolgd en dus in de Leidse e-Studiegids staat. Wanneer je extern behaald onderwijs wil laten tellen als extracurriculair onderwijs, klik je in de vereisten op één van de extracurriculaire vakken (ALG9999EXCUB2, ALG9999EXCUB3, ALG9999EXCUB4, ALG9999EXCURB), en dien je daarop een verzoekschrift type 'Extern onderwijs' in. Geef dan in je toelichting ook duidelijk aan dat het om extracurriculair onderwijs gaat.

Lever zo snel mogelijk na het indienen van het verzoek de benodigde bewijslast in bij de onderwijsadministratie. Je verzoek wordt pas in behandeling genomen als de bewijslast compleet op de onderwijsadministratie aanwezig is.

Bewijslast
Extracurriculair onderwijs gevolgd aan de Universiteit Leiden als reguliere cursus:

  • Geen bewijslast nodig

Extracurriculair onderwijs niet gevolgd aan de Universiteit Leiden als reguliere cursus(extern onderwijs):

  • Transcript waarop het vak, het aantal behaalde studielast en het resultaat staan.

  • Een uitleg van het beoordelingssysteem van de betreffende onderwijsinstelling, alleen indien de onderwijsinstelling waar het onderwijs gevolgd is geen uitwisselingsovereenkomst heeft met de Universiteit Leiden.

Verzoek tot volgen extern onderwijs

Wat?
Onderwijs volgen aan een andere onderwijsinstelling dan de Universiteit Leiden. Je kunt elders gevolgd onderwijs onder voorwaarden inzetten in je Leidse curriculum. Een verzoekschrift type Extern Onderwijs wordt eerst voorlopig goedgekeurd (voordat je het onderwijs gaat volgen); na het aanleveren van bewijsmateriaal wordt het definitief beoordeeld.

Deze regeling geldt alleen voor onderwijs dat geen deel uitmaakt van je vaste curriculum. Voor verplichte buitenlandverblijven neem je contact op met je studiecoördinator.

Wil je Extern Onderwijs aanvragen voor je vrije keuzeruimte volg dan de stappen zoals benoemd bij vrije keuzeruimte.

Let op! Studenten van de Universiteit Leiden mogen alleen onderwijs volgen in gebieden die door het ministerie van Buitenlandse Zaken als veilig bestempeld worden. Het ministerie van Buitenlandse Zaken hanteert hiervoor de classificaties groen, Geen bijzondere veiligheidsrisico's; en geel, Let op, veiligheidsrisico's.

Hoe?
Dien, zes weken voor het begin van de externe cursus, in uSis een verzoekschrift van het type Extern Onderwijs in op het studiedeel dat je wilt vervangen. Bij ‘Externe organisatie’ vul je naam en plaats (evt. land) in van de onderwijsinstelling waar je het externe onderwijs gaat volgen.  Bij ‘Vervangen door’ vul je zowel in het Nederlands als in het Engels de omschrijving in van het te volgen studiedeel. Ook geef je het aantal studiepunten op. Je kunt in één lijst verschillende studiedelen opnemen met de knop ‘Toevoegen Te Vervangen Studiedeel’.
Meer informatie over hoe een verzoekschrift in te dienen in uSis (onder 'Verzoekschrift indienen').

Let op!: Voor de examencommissie geldt de termijn van zes weken voor het begin van de cursus. Voor andere zaken (beursaanvragen, Erasmus+, toelating externe onderwijsinstelling, selectiemomenten enz.)  gelden wellicht andere deadlines.

Ga je naar het buitenland voor onderzoek, field work of stage, of ga je als free mover studeren in het buitenland vraag dan via de website over studeren in het buitenland een besluit over de veiligheid van je bestemming aan.

Lever zo snel mogelijk na het indienen van het verzoek de benodigde bewijslast, zie bewijslast voor de aan te leveren documenten, in bij de onderwijsadministratie. Je verzoek wordt pas in behandeling genomen als de bewijslast compleet bij de onderwijsadministratie aanwezig is.

Bewijslast

Vooraf:
  • Cursusbeschrijving met de ingangseisen en de studielast.

  • Document waaruit blijkt hoeveel de studielast bedraagt bij een voltijdjaar studeren. Alleen indien de onderwijsinstelling waar het onderwijs gevolgd zal gaan worden geen uitwisselingsovereenkomst heeft met de Universiteit Leiden.

  • Indien van toepassing: een besluit over de veiligheid van je bestemming.


Achteraf:

  • Kopie transcript waarop het vak, het aantal behaalde credits en het resultaat staan. Kopie van het transcript kan gewaarmerkt worden op het studiepunt van de Faculteit der Geesteswetenschappen

 

Verzoek tot vervanging standaard studiedeel

Wat? 
Het vervangen van een standaard studiedeel uit je curriculum door een ander studiedeel uit de studiegids van de Universiteit Leiden.

Wil je een vervanging aanvragen voor je vrije keuzeruimte volg dan de stappen zoals benoemd bij vrije keuzeruimte.

Hoe?
Dien, voor aanvang van de cursus, in uSis een verzoekschrift van het type Vervanging in op het studiedeel dat je wilt vervangen in je studievereisten. Met de zoekknop (het vergrootglas) vul je het studiegidsnummer in van het vervangende studiedeel. Je kunt met één verzoekschrift van het type vervanging verschillende studiedelen opnemen met de knop Studiedeel toevoegen. Bijvoorbeeld als je een studiedeel van 10 EC wil vervangen door twee studiedelen van 5 EC. 
Meer informatie over hoe een verzoekschrift in te dienen in uSis (onder 'Verzoekschrift indienen').

Geef in de toelichting duidelijk aan waarom je de vervangende cursussen wilt volgen.

Bewijslast
Geen bewijslast nodig.

Verzoek tot goedkeuring stage

Wat?

Wanneer je een stage wilt opnemen in je studieprogramma neem dan eerst contact op met het stagecoördinaat.

De stagecoördinator begeleidt je bij het vinden van een stage en het opstellen van een stageplan en een stageovereenkomst.

Een stage kun je doen als:

  • (gedeeltelijke) invulling van je vrije keuzeruimte (BA)

  • optional course in de (res)Master, indien het programma hierin voorziet

  • extracurriculair

  • vervanging voor een (verplicht) onderdeel van je curriculum

  • een verplicht onderdeel van je curriculum

De examencommissie moet in al deze gevallen de stage vooraf goedkeuren.

Alleen voor een buitenlandse stage: Let op! Studenten van de Universiteit Leiden mogen alleen onderwijs volgen in gebieden die door het ministerie van Buitenlandse Zaken als veilig bestempeld worden. Het ministerie van Buitenlandse Zaken hanteert hiervoor de classificaties groen, Geen bijzondere veiligheidsrisico's; en geel, Let op, veiligheidsrisico's.

Hoe?
Maak ( in overleg met de stagecoördinator) een stageplan. Zie voor meer informatie over het stageplan.

Als de stagecoördinator je stageplan heeft goedgekeurd wordt het plan ter goedkeuring voorgelegd aan de examencommissie.

Wanneer je een onderdeel uit je curriculum wilt vervangen door de stage, dan moet je samen met je stageplan een schriftelijk verzoek indienen, waarin je motiveert waarom het onderdeel vervangen kan worden door de stage en hoe je met de stage gaat voldoen aan de leerdoelen van het betreffende onderdeel.
Wanneer je de stage wilt volgen als (gedeeltelijke) invulling van je vrije keuzeruimte moet je naast het stageplan ook het formulier Goedkeuring keuzepakket inleveren bij de examencommissie.

Lever in deze gevallen het aanvullende verzoek tegelijk in met je stageplan, zodat de examencommissie het geheel kan beoordelen. Dit kan via de loopbaanservice.

Wanneer je de stage doet als verplicht onderdeel van je curriculum, optional course of extra curriculair, dan hoef je alleen het stageplan ter goedkeuring voor te leggen aan de examencommissie.
De goedkeuring van je stage betreft dan direct ook de goedkeuring van de stage als optional course of extra-curriculair onderwijs.

Ga je naar het buitenland voor een stage? Vraag dan via de website een besluit over de veiligheid van je bestemming aan.

Wanneer?

Het stageplan moet uiterlijk twee weken vóór de start van je stage ter goedkeuring worden voorgelegd aan de examencommissie. Het stageplan moet daarbij voorzien zijn van de volgende handtekeningen:

  •  Stagiair(e)
  • Stagecoördinator 
  • Stagedocent
  • Stagebegeleider


Bewijslast

  • Indien van toepassing: een besluit over de veiligheid van je bestemming.

Verzoek tot afwijking van de verplichte volgorde

Wat?
Aan deelname aan sommige onderdelen van het curriculum is een toegangseis verbonden. Deze toegangseis houdt meestal in dat een andere cursus behaald moet zijn, om deel te mogen nemen aan dit onderdeel. De examencommissie kan, op basis van een schriftelijk gemotiveerd verzoek, besluiten tot afwijken van de volgorde waarin de verschillende onderdelen moeten worden afgelegd.

Hoe?
Stuur een e-mail aan de examencommissie waarin je motiveert waarom de examencommissie in jouw geval moet toestaan dat je de onderdelen in een andere volgorde af mag leggen.
Ga bij je motivatie uit van de volgende punten:

  • Wat is de reden dat je de volgorde niet kunt of wilt volgen?

  • Wat is het belang voor jou om een andere volgorde aan te vragen?

  • Waarom denk je de cursus, waarvoor je (nog) niet aan de ingangseis voldoet, succesvol te kunnen afronden?

Wanneer?
Dien je verzoek in minimaal vier weken voordat de cursus, waarvoor je niet aan de toegangseis voldoet, begint.

Verzoek om een afwijkende toetsvorm

Wat?
Per cursus is in de Onderwijs- en Examenregeling en de studiegids vastgelegd op welke manier de toetsing plaatsvindt. Als student kun je de examencommissie verzoeken om in jouw individuele geval een alternatieve manier van toetsing toe te staan.

Hoe?
Vul het formulier afwijken reguliere toetsing in. Motiveer op dit formulier duidelijk waarom de examencommissie voor jou een individuele uitzondering moet maken. Lever het formulier getekend in bij de onderwijsadministratie.

Wanneer?
Dien je verzoek minimaal vier weken voor de start van de cursus in.

Verzoek tot uitstel deadline

Wat?
Wanneer je een deadline voor het inleveren van een paper niet kan halen, door bijzondere omstandigheden, kun je de examencommissie verzoeken om uitstel.

Hoe?
Vul het formulier afwijken reguliere toetsing in. Motiveer op dit formulier duidelijk waarom de examencommissie voor jou een individuele uitzondering moet maken.

Wanneer?
Dien je verzoek uiterlijk drie weken voor de inleverdatum in.

Verzoek tot verlenging van de geldigheidsduur van reeds behaalde resultaten

Wat?
Behaalde resultaten hebben een bepaalde geldigheidsduur. Deze ligt vast in de Onderwijs- en Examenregeling. Als je je diploma nog niet behaald hebt wanneer deze geldigheidsduur verstrijkt, kun je de examencommissie verzoeken de geldigheid met een jaar te verlengen.

Hoe?
Stuur de examencommissie een e-mail met een overzicht van de behaalde resultaten en de datum waarop deze zijn behaald. Motiveer duidelijk waarom de examencommissie in jouw individuele geval een verlenging moet verlenen van de geldigheidsduur voor deze vakken.
Ga hierbij in op de volgende punten:

  • Welke bijzondere omstandigheden hebben ertoe geleid dat de geldigheidsduur van de behaalde resultaten is verlopen voordat je het diploma hebt behaald?

  • Dragen de resultaten die dreigen te vervallen nog steeds bij aan huidige eindtermen van de opleiding?

Wanneer?
Dien je verzoek tot verlenging van de geldigheidsduur in minimaal vier weken voor het aflopen van de geldigheidsduur van het eerst behaalde resultaat.

Verzoek tot aanvragen afwijkend aantal studiepunten

Wat?
Een afwijkend aantal studiepunten vraag je aan wanneer je voor het betreffende studiedeel een ander aantal studiepunten wilt krijgen dan het aantal studiepunten dat vermeld staat in de e-Studiegids.

Let op: indien een studiedeel niet een van te voren vastgesteld aantal studiepunten heeft (in de studiegids staat bv “5 of 10 EC”), dien je geen verzoekschrift in. Maar regel je dat direct met je opleiding, zoals vermeld in de e-Studiegids.

Hoe?
Overleg met de docent van de cursus over de mogelijkheid tot het aanpassen van het aantal studiepunten van de cursus. Zonder toestemming van de docent kan het aantal studiepunten niet aangepast worden.

Dien, voor aanvang van de cursus maar het lieft zo vroeg mogelijk, in uSis een verzoekschrift van het type Afwijkend aantal Studiepunten in op het studiedeel waarvoor je een afwijkend aantal studiepunten aanvraagt. Meer informatie over hoe een verzoekschrift in te dienen in uSis (onder 'Verzoekschrift indienen').

Leg in de toelichting uit waarom je meer EC wil krijgen voor het geselecteerde studiedeel. Leg ook uit wat je meer wil doen voor de cursus. Bijvoorbeeld het schrijven van een extra paper.

Lever zo snel mogelijk na het indienen van het verzoek de benodigde bewijslast, zie bewijslast voor de aan te leveren documenten, in bij de onderwijsadministratie. Je verzoek wordt pas in behandeling genomen als de bewijslast compleet bij de onderwijsadministratie aanwezig is.

Bewijslast
Bewijs van gemaakte afspraken met de docent.

Verzoek tot aanwijzen thesisbegeleider

Wat?
De examencommissie wijst de begeleider van de master thesis of het bachelor-eindwerkstuk aan.

Hoe?
Per opleiding verschilt het proces van toewijzing. Raadplaag hiervoor de cursusbeschrijving van de master thesis of het bachelor-eindwerkstuk in e-Studiegids.

Wanneer?
Per opleiding verschilt het proces van toewijzing. Raadplaag hiervoor de cursusbeschrijving van de master thesis of het bachelor-eindwerkstuk in e-Studiegids.  


Verzoek tot toepassing van de compensatieregeling

Wat?
Bij sommige bacheloropleidingen is het mogelijk om in de propedeuse een onvoldoende te compenseren met een voldoende voor een ander vak.

Als dit het geval is, dan staat dat omschreven in de e-Studiegids onder het kopje 'meer info'.

Hier staat ook voor welke vakken de compensatieregeling geldt en aan welke voorwaarden je moet voldoen.

Let op! Als je gebruik maakt van de compensatieregeling zal je uiteindelijk een diploma krijgen, met daarop een onvoldoende.

Hoe?
Vul het formulier aanvraag compensatieregeling in.

Vul in dit formulier het vak in waarvoor je een onvoldoende hebt en het cijfer. Vul daarnaast het vak in waarmee je wilt compenseren en vul ook daarvan het cijfer in.

Wanneer?
Dien je verzoek tot gebruikmaking van de compensatieregeling in vóór 1 juli van het jaar collegejaar waarin je van de regeling gebruik wilt maken.

Verzoek tot aanvragen afstuderen

Wat?
Aan de hand van het afstudeerformulier beoordeelt de examencommissie of je aan alle vereisten voor het behalen van je diploma voldoet.

Hoe?
Per opleiding verschilt het proces rondom afstuderen en het aanvragen hiervan. Raadplaag hiervoor de pagina afstuderen/graduation van de opleiding. Hier kun je de websites van alle bachelor- en masteropleidingen van de faculteit vinden

Wanneer?
Lever het afstudeerformulier uiterlijk de laatste werkdag van de maand voor je geplande afstuderen in.

Laatst Gewijzigd: 24-10-2017