Ombudsfunctionaris

De ombudsfunctionaris behandelt klachten van studenten die menen onbehoorlijk te zijn behandeld door een medewerker of een bestuursorgaan van de universiteit. Met een onbehoorlijke behandeling wordt bedoeld een behandeling die respectloos is, oneerlijk, niet volgens de regels, of anderszins vervelend of nadelig voor de student. De ombudsfunctionaris heeft een onafhankelijke positie binnen de universiteit en een geheimhoudingsplicht zodat de vertrouwelijkheid is gewaarborgd.

Voor wie?

Ombudsfunctionaris Eugène van der Heijden

Ombudsfunctionaris Eugène van der Heijden

Iedere student die meent onbehoorlijk te zijn behandeld door een medewerker of een bestuursorgaan van de universiteit kan om behandeling van de klacht vragen. Onder student moet worden verstaan, een studerende die gebruik maakt van onderwijsfaciliteiten of diensten die door de Universiteit Leiden worden geboden.
Ook als de studie aan de universiteit is beëindigd kan een klacht nog door de ombudsfunctionaris worden behandeld. Voorwaarde is dan wel dat het voorval heeft plaatsgevonden in de tijd dat de betrokkene aan de universiteit studeerde.


Welke klachten?

Het gaat om gedragingen, bejegeningen, die niet als behoorlijk kunnen worden aangemerkt. Bijvoorbeeld omdat bij herhaling afspraken niet worden nagekomen, toezeggingen niet worden waargemaakt, of dat het gaat om verstoorde relaties met mentoren of scriptiebegeleiders. De gebeurtenis moet bij voorkeur niet langer dan een jaar geleden zijn voorgevallen. Zie verder de jaarverslagen voor uitgebreidere beschrijvingen van door de ombudsfunctionaris behandelde klachten.

Onafhankelijk oordeel

In regelgeving zijn rechten en plichten van medewerkers en van studenten vastgelegd, maar waar zoveel mensen met elkaar te maken hebben kan er wel eens iets fout gaan. Een behandeling van klachten door een onafhankelijke ombudsfunctionaris maakt een afgewogen oordeel mogelijk en kan leiden tot aanbevelingen om herhaling te voorkomen. Daarnaast is het signaleren van steeds terugkerende problemen een belangrijke taak, om ook daarvoor suggesties te doen die tot verbetering kunnen leiden.

Een klacht indienen

Een verzoek om de klacht te onderzoeken kan worden ingediend bij de ombudsfunctionaris en moet voorzien zijn van:

  • Naam en adres van de student
  • Datum
  • Duidelijke omschrijving van de klacht
  • Wanneer het zich heeft voorgedaan
  • Tegen wie de klacht is gericht
     
De klacht kan per e-mail worden ingediend; dan moet de student dit wel doen via zijn of haar u-mail adres. Een klacht kan ook per brief ingediend worden, of mondeling tijdens een afspraak of telefoongesprek met de ombudsfunctionaris. Bij mondelinge indiening zal de ombudsfunctionaris dan meestal om een schriftelijke bevesting vragen.  

Klachtbehandeling

De ombudsfunctionaris zal allereerst de klacht met de student bespreken. Soms kan dit via de email, soms is een persoonlijk gesprek beter.

Verwijzen
De ombudsfunctionaris kijkt of de klacht bij de juiste instantie is. Zo niet, dan wordt zo mogelijk verwezen.

Bemiddelen
In overleg met degene die de klacht heeft ingediend wordt bekeken of het probleem door adviseren of bemiddelen kan worden opgelost. Dit is bij verreweg de meeste klachten het geval. De ombudsfunctionaris neemt alleen met toestemming van de student contact op met derden die nodig zijn om de klacht op te lossen. 
 
Onderzoeken
Als advies of bemiddeling geen succes heeft, dan volgt een onderzoek waarbij hoor en wederhoor wordt toegepast. De voorlopige bevindingen worden aan de betrokkenen meegedeeld en zij kunnen daarop nog reageren. Daarna komt de ombudsfunctionaris tot een oordeel. Dit oordeel kan gepaard gaan met aanbevelingen om te voorkomen dat dergelijke klachten zich herhalen. Het rapport gaat naar degene die de klacht heeft ingediend, degene tegen wie de klacht gericht was, en het College van Bestuur. Binnen twee weken moet gemotiveerd worden aangegeven of en op welke wijze de aanbevelingen zullen worden opgevolgd.

De gehele procedure staat uitgebreid beschreven in de ’Regeling Ombudsfunctionaris’.

Contact

Studenten kunnen contact opnemen met de ombudfunctionaris, Dhr. mr. E.A.J. (Eugène) van der Heijden, door te schrijven, te bellen of via de e-mail. 
 

Postadres: Ombudsfunctionaris
Universiteit Leiden
Postbus 9500
2300 RA Leiden
Bezoekadres: Plexus
Kaiserstraat 25
Leiden
Telefoon: 071-527 3657/8026 (bereikbaar van maandag t/m vrijdag tussen 09.00 - 17.00 uur)
Dhr. mr. E.A.J. (Eugène) van der Heijden is op maandag, woensdag en donderdag aanwezig.
E-mail: ombudsfunctionaris@leidenuniv.nl
 

Jaarverslagen en regeling ombudsfunctionaris

Jaarverslagen
In de jaarverslagen zijn gegevens opgenomen over de aantallen, herkomst, inhoud en afhandeling van klachten. Ook worden er voorbeelden van klachten beschreven, uiteraard zodanig dat ze niet tot individuele studenten te herleiden zijn:

 

De regeling ombudsfunctionaris
 

Laatst Gewijzigd: 13-12-2016